Ինչու է ընդունարանին պետք կարգ
Շատ սրահներում ընդունարանն այն մարդն է, ով տվյալ պահին ազատ է՝ վարպետը հաճախորդների միջև, սեփականատերը, որոշ օրերին՝ ադմինիստրատորը։ Ամրագրումները գալիս են զանգով, Instagram-ով, մեսենջերներով և անձամբ, և յուրաքանչյուրը դրանք պահում է մի փոքր այլ կերպ։ Այդպես են առաջանում կրկնակի ամրագրումները, մոռացված հարցումները և դռան մոտ սպասող հաճախորդները։
Պարզ կարգը լուծում է սրա մեծ մասը։ Հատուկ ուսուցում պետք չէ. բավական են մի քանի կանոն, որոնց ընդունարանում բոլորը հետևում են նույն կերպ՝ անկախ նրանից՝ ունեք լրիվ դրույքով ադմինիստրատոր, թե վարպետները հերթով են փոխարինում։
Մեկ ժամանակացույց բոլոր ամրագրումների համար
Առաջին կանոնը՝ յուրաքանչյուր ամրագրում պահվում է մեկ տեղում, ոչ թե միաժամանակ տետրում, անձնական հեռախոսում և չատում։ Եթե հաճախորդը զանգում է, ամրագրումը մուտքագրվում է ընդհանուր ժամանակացույց հենց զանգի ընթացքում, ոչ թե «հետո, երբ ժամանակ լինի»՝
- զանգով և դռնից եկած ամրագրումները մուտքագրեք, քանի դեռ հաճախորդը գծում է կամ ընդունարանի մոտ.
- մինչև զանգն ավարտելը հաճախորդին կրկնեք օրը, ժամը, ծառայությունը և վարպետի անունը.
- յուրաքանչյուր ամրագրման համար գրեք հեռախոսահամար, որպեսզի փոփոխության դեպքում կարողանաք կապվել։
Եթե ընդունարանում ինչ-որ մեկը վստահ չէ, որ ժամն ազատ է, նա ստուգում է ժամանակացույցը, ոչ թե իր հիշողությանը կամ վարպետի խոսքին է ապավինում։
Սկսեք օրը տասը րոպեանոց ստուգումով
Մինչև առաջին հաճախորդի գալը ընդունարանը բացողը նայում է ամբողջ օրը՝
- Չհաստատված հարցումներ։ Հաստատեք կամ մերժեք դրանք, որպեսզի ոչ ոք պատասխանի չսպասի։
- Ով է աշխատում։ Ստուգեք հանգստյան օրերը, ուշացող կամ հիվանդ վարպետներին և շուտ կապվեք այն հաճախորդների հետ, որոնց դա վերաբերում է։
- Դատարկ ժամեր։ Նշեք ազատ ժամերը, որպեսզի դրանք առաջարկեք զանգողներին և դռնից եկողներին։
- Երկար կամ ոչ սովորական ծառայություններ։ Համոզվեք, որ սենյակը, նյութերը և վարպետը պատրաստ են։
Առավոտյան տասը րոպեն կեսօրին խնայում է բազմաթիվ անհարմար խոսակցություններ։
Օրվա ընթացքում՝ ուշացումներ, չեղարկումներ և փոփոխություններ
Նախապես համաձայնեցրեք, թե ինչպես է ընդունարանը վարվում սովորական իրավիճակներում, որպեսզի պատասխանը կախված չլինի նրանից, թե ով է հերթափոխում՝
- Ուշացող հաճախորդներ՝ որոշեք, թե քանի րոպե ուշացում է «տանում» յուրաքանչյուր ծառայություն, և ինչ է լինում դրանից հետո՝ կրճատված ծառայություն, ազատ ժամի սպասում, թե նոր ամրագրում.
- Չեղարկումներ՝ երբ հաճախորդը չեղարկում է, մտածեք, թե ով կարող է զբաղեցնել այդ ժամը, օրինակ՝ հաճախորդը, որն ավելի վաղ ժամ էր խնդրել.
- Տեղափոխումներ՝ միանգամից չեղարկեք հին ամրագրումը և ստեղծեք նորը, որպեսզի հին ժամը զբաղված չմնա.
- Դռնից եկողներ՝ առաջարկեք մոտակա ազատ ժամը ցանկացած հարմար վարպետի մոտ, ոչ միայն նրա, ով հիմա զբաղված է։
Այս կանոնների կարճ ցուցակը պահեք ընդունարանում։ Նոր ադմինիստրատորը կամ հերթափոխը փոխարինող վարպետը կկարողանա հետևել դրան առաջին իսկ օրվանից։ Եթե հիմնական խնդիրը չեկող հաճախորդներն են, կարդացեք նաև ինչպես նվազեցնել չեկող հաճախորդների թիվը։
Ճիշտ փակեք օրը
Վերջին հինգ րոպեն նույնքան կարևոր է, որքան առաջին տասը։ Գնալուց առաջ՝
- նշեք ավարտված այցերը և գրեք, թե ով չի եկել.
- նայեք վաղվա օրը՝ չհաստատված հարցումները, առաջին հաճախորդներին, վարպետների հանգստյան օրերը.
- փոխանցեք անավարտ գործերը՝ հաճախորդ, որը հետզանգի է սպասում, հարց գնի մասին, ամրագրումը տեղափոխելու խնդրանք։
Եթե հաջորդ հերթափոխը ուրիշինն է, թիմային չատում կարճ գրառումը բավական է։ Կարևորն այն է, որ ոչինչ չմնա միայն մեկ մարդու գլխում։
Երբ ադմինիստրատոր չկա
Շատ փոքր ստուդիաներում ընդունարանում մշտապես ոչ ոք չկա։ Վարպետները պատասխանում են հաճախորդների միջև, իսկ մնացածը վերցնում է սեփականատերը։ Այստեղ կարգն ավելի կարևոր է՝
- ամրագրումների բոլոր ծանուցումները հավաքեք մեկ ընդհանուր թիմային չատում, որպեսզի բոլորը տեսնեն փոփոխությունները.
- որոշեք, թե օրվա որ մասում ով է պատասխանում նոր նամակներին.
- թույլ տվեք հաճախորդներին ամրագրվել ինքնուրույն՝ առցանց, որպեսզի ավելի քիչ հարցումներ կախված լինեն նրանից, թե ով կվերցնի հեռախոսը։
Որքան քիչ ամրագրումներ են անցնում ընդունարանով ձեռքով, այնքան քիչ բան կարող է սխալ գնալ։